如何真正实现知识管理

　　企业如何为未来积累知识？我们创造各种新的方法论，以便更有效地工作。

　　什么是“知识管理”？简单地说，它是对一个企业的集体信息，通常是其智慧的创造、组织和分配。然而事情并非如此简单。在专业服务公司，公司资产主要存在于其员工的大脑以及他们所创建的文件中，这种集体知识是广阔多样的。它包括有详细注释的图书馆、信件档案、项目形象集合、材料库、建筑类型编程的专业知识、如何赢得工作的故事、如何进行评估程序以及来源于一个建筑师多年经验的宽泛的智慧。

　　通过使这些信息明确并可被搜索，一个企业可以提升全体员工的技术水平，同时改善设计质量和盈利能力。有效的管理可以让个人分享见解，避免做重复工作、多此一举；可以支持新员工培训；即使是在个人脱离实践的时候也能保持内部的专业性。

　　尽管大部分这种管理都是由电脑完成，然而这一挑战不再是技术性的。企业定期维护电子邮件、内部网、维基、博客和在线数据库。一个可确定的更大挑战是文化性的：让人们主动组织信息并学习如何搜寻它。克里斯托弗·帕森斯，知识构建咨询公司的创始人和负责人，将这种挑战描述为，让企业员工像作家、图书馆员和教师一样工作以生产清楚并具有吸引力的内容，并对其加以组织以传递给企业的其他人。

　　他说，知识管理的目标是使一个企业的主管们能发挥杠杆作用。他解释道：“那是我们雇人的原因，让他们发挥杠杆作用，让他们的专业知识为一个组织带来更大的集体影响。知识管理可以促进这一进程，但是根基在于，管理公司的人相信前进的方法是交流经验从而变得更聪明。”

　　帕森斯认为“知识资产”是企业可以发展的一个优势。他说：“例如，你是一个房屋公司并且已完成大量可行性研究。你的知识产权就是在你一次又一次的研究中所学习到的东西，这可以被系统地转换成一个强大的知识资产并被企业所利用。”帕森斯已经观察了企业正在着手的每一个项目，从中他观察到的趋势与他以上言论相反。他建议通过维护一个专门收集装载经验教训的数据库来管理资产，这些经验教训来自于实施房产项目的最好实践。

　　10年前，很多建筑师认为通过内部信息网可以提供这种信息共享服务。虽然宝贵，但是这些系统却是相对静止而自上而下的，内容集中地由高层提供。从那时起，“社交媒体”开始走向成熟，从技术上来说，颇有见识的建筑师们已经开始熟悉博客以及其他形式的自下而上的观点分享。

　　多丽丝·普尔西斐已经在SOM建筑设计事务所推行知识管理多年。她指出，“社交网络”已经存在很长一段时间了——以各种方式如自带午餐、会议和圆桌等。但是相对较新的基于互联网的网络，能让共享的知识更有效地被获取、分析、储存和重新分配。她说区分显性知识（如商业惯例）和隐性知识（如创意设计）是非常有用的。虽然在一个成功的企业里两者都是必需的，然而前者是重复性的，并更容易被量化和自动化；而后者则是不可捉摸的，并且不太容易沟通。她认为，为了支持利用隐性知识文化，一个企业必须发展一个框架，包含一系列被理解的目标、程序、测量方法以及技术等。这一框架能让企业记录它的历史、从中吸取教训，并从而提高企业的竞争力。她说，有趣的是，所获得的知识中最有用的并不是来自IT部门，而是源于建筑师和工程师中。

　　她以SOM旧金山办公室的一个倡议为例。一个设计团队开发了一个Excel电子表格来分析天气数据。然后IT团队提供了一个更强大的结构，由此使用谷歌地图来组织项目信息。她解释道：“设计人员可以到项目所在地并查看任何可用的天气文件。如果没有该地区的可用文件，他们可以根据附近地点的数据进行推测。使用谷歌地图，设计人员也可以找到其公司在同一地区的其他建筑。”这种信息源不仅仅对那些了解他们自己要找什么的人有用，也对那些仅仅只是简单探索的人有用。普尔西斐说：“这些信息鼓励他们不断提出问题，并可能找到一个相似的项目。”

　　她说，这种新的工具和社交媒体是非常令人鼓舞的。“今天，合作是最重要的因素。曾经我们把这些信息视为专有，现在我们明白，封锁知识并不能保证创意，事实恰恰相反。”

　　埃因霍恩·亚非·普雷斯科特建筑工程公司（以下简称EYP）的布拉德·霍斯特一直在其公司推行知识管理，称他自己的方法为“数字工程故事”。EYP以其专业知识驱动的设计为傲，实际上，所谓“故事”是可以让该公司任何人利用这种专业知识的一个门户。霍斯特正在进行一个为期3年的计划，开发一个系统来创造、获取和分享信息。设计团队被鼓励使用新形式来处理项目信息，设计用Revit，财务数据用Deltek Vision，而图像数据库用Axomic Open Asset。在团队应用这些软件后，他发现，他们开始肯定每个人在其特定圈子内的价值。

　　同时，在知识构建咨询公司的支持下，霍斯特正在这些应用软件之间建立数字联系。正如他所说：“对我而言，激励因素包括，第一，如何捕捉到一个信息然后捕捉到第二个，并将它们相互比较；第二，当我们引入其他类比较信息时，我们就在建设专业知识。”例如，一个从业者能够通过人员目录进行简单地搜索，找出某一领域的专家。当把列表缩小到某一个人，该专家的个人资料就会显示他曾参与过的项目。然后搜索者可以获取这个项目的更详细信息，也许会找出针对某一特定组件的规范等。霍斯特说：“最终，所有这些信息将被连接起来，以便让你快速找到并对我们项目的历史形成新的认识。”

　　但知识管理的最大挑战可能是，团队需要在承受工作压力的同时，腾出时间来采取新的思维方式。然而，好消息是这种举措并不是大型企业唯一的。霍斯特总结到：“它需要的是创业精神，探索如何把事情做得更好。”