政府采购会计档案管理的思考

　　会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据。主要是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。采购文件是会计档案的有机组成部分。采购文件是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购文件，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关政策等项工作提供客观依据。同时也为真实地反映会计信息提供了客观依据。随着政府采购事业的发展，作为行政事业单位经济业务历史记录的会计档案的内容和范围也进一步扩大了，使会计所提供的档案信息以全新的面目出现，因此，如何应对会计档案管理的新变化和新要求，加强对政府采购会计档案的管理非常重要。

　　一、加强对政府采购会计档案管理的必要性

　　保存政府采购文件是国际通行做法，如WTO《政府采购协议》规定，各缔约方采购机构应当将反映采购活动的文件保存3年。我国自推行政府采购制度以来，财政部门也在有关文件或以会议的方式对采购文件进行了备案管理的规定。如要求政府采购支付资金请拨单、政府采购计划审批表、政府采购验收单、发票等复印件应与招标文件、中标的投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同等一起装订成册进行备案管理，但在实际中发现未按规定执行的情况比较普遍。多数单位由于没有专门的机构和专职人员，造成哪个部门采购东西，哪个部门去办手续，而采购事物并非这些机构和人员的日常工作，包括一些会计档案管理人员和单位财务人员对现行有关规定和政策及程序又不了解，增加了办理采购手续的时间不说，采购活动结束后，采购文件既不向财政部门备案，也不向单位财务部门送交相关材料，加之本部门也没有进行妥善管理，有的采购支付手续还没有结束，有关合同等资料已经丢失等。在审计过程中有些单位已经参与了政府采购，但在会计相关凭证里没有反映政府采购的任何手续。还有个别自行组织招标的单位，包括个别的采购代理机构，由于暗箱操作等原因，人为破坏、丢失政府采购活动中相关会计档案资料，这样作为最能真实、准确反映会计凭证信息的采购文件，却被一些人的随意行为给践踏了。2002年6月29日颁布《中华人民共和国政府采购法》第42条对此做出了极为细致明确的规定，即采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料。

　　采购活动记录至少应当包括下列内容：

　　（一）采购项目类别、名称；

　　（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

　　（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；

　　（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

　　（五）评标标准及确定中标人的原因；

　　（六）费标的原因；

　　（七）采用招标以外采购方式的相应记载。

　　当采购文件的保存上升到法律的高度时，加强对政府采购会计档案的管理则成为必然，作为保存采购文件的主体不仅应将采购文件的收集、保存作为一项经常性工作来抓，还要使其岗位化、制度化。

　　二、抓好政府采购会计档案管理的有效措施

　　（一）财务、采购、档案分工要明确，档案管理要专职负责。政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。因此，编制政府采购预算、报批政府采购计划、办理政府采购资金缴拨手续等都是财务部门的工作内容。采购活动结束后，政府采购计划审批表、资金请拨单、政府采购验收单等原始凭证要附在发票后面装订在会计凭证里，这样有利于会计凭证的完整和准确；在采购环节，集中采购目录和分散采购限额标准都受到政府采购方式和程序的法律约束，具体实施采购由于受到技术能力、法律常识、经验积累的众多因素，还由于政府采购的规模和范围不断扩大，单位成立或固定一个部门办理政府采购事物，包括参与集中采购活动、中介机构采购活动或直接实施本部门的分散采购事宜，对加快单位环节的采购时间、节省人力、财力大有好处，遇到采购专有特长的政府采购项目，要与其部门共同研究方案，并请其部门相关人员参与代理机构的政府采购活动，这样有利于单位依法集中开展本部门的政府采购工作，也为完整保存政府采购会计档案奠定了基础；为了加强政府采购活动与政府采购文件档案的监督管理，负责采购的部门在采购活动结束后，应将发票、政府采购验收单、中标通知书、合同等送财务部门办理政府采购支付手续。财务部门除必须装订在会计凭证中的一些政府采购原始凭证外，应将其原件的复印件载明凭证、会计档案名称、编号等返还采购部门，由采购部门将原始凭证复印件和其他采购活动记录和招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料一并送专职政府采购档案管理部门进行与会计凭证相对应的分类管理，这样有利于政府采购文件完整妥善地保存，并防止不法之人修改、伪造和变造政府采购文件。

　　（二）建立政府采购文件档案管理制度，要保证政府采购文件的完整性、安全性和保密性。采购活动结束后，其形成的采购文件，必须及时、完整移交本单位专职档案管理部门统一进行管理，但必须与其他公务档案分开、单独建立借阅制度严格管理。如有特殊需要，没有借阅申请，未经严格批准程序，不得私自借阅。借阅一定要规定时限，并办理详细的登记手续，防止、涂画、拆封、调换、遗失、损坏等情况的发生。采购文件中的投标文件更不得随意借阅，以防泄露供应商机密。

　　（三）依法作好政府采购会计档案的保存和销毁工作。政府采购活动结束后，不意味着政府采购行为的完全终止。因为政府采购活动出现问题往往具有滞后性，解决问题的途径、方式也不确定，为了有效解决这些问题，保存采购文件是最有力的直接证据。为此，本法第42条规定采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存15年，这一保存期限与《会计档案管理办法》中会计凭证类档案保存15年的期限是一致的，所以附在会计凭证后的政府采购凭证，与其相关的采购文件档案执行了同样的保存期限后，可以实施销毁。

　　对于政府采购档案的销毁，本法没有进行明确规定， 只在本法第76条中规定，采购人、采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。笔者认为，对于保管期满的政府采购档案的销毁，可以比照《会计档案管理办法》第十条情形执行。

　　一是由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制政府采购会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起至年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　二是单位负责人分别在政府采购档案和会计档案销毁清册上分别签署意见。

　　三是销毁政府采购会计档案时，应当由政府采购档案部门、采购部门、财务部门共同派员监销。代理机构销毁政府采购会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由审计部门派员参加监销。

　　四是监销人在销毁政府采购会计档案前，应当按照政府采购会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的政府采购会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。对于保管期满但未结清债权债务的比照《会计档案管理办法》第十一条保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的政府采购会计档案，应当在会计档案销毁清册和政府采购会计档案列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的政府采购会计档案不得销毁的办法执行。

　　三、未来政府采购会计档案管理的思路

　　政府采购会计档案随着政府采购范围和规模的不断壮大，采购单位、采购机构和财政监管部门等都会受到空间占位的压力，因此，如何加强对政府采购会计档案的电子信息化管理，财政部门应当积极拿出对策。笔者认为，可以参考会计电算化的模式，建立政府采购档案管理系统，通过全国金财工程网，在全国及本地区财政范围内应用。对于政府采购当事人可以在财政部门的对外网站中，提供管理本单位政府采购会计档案信息的模块，从而完整、准确、高效地进行对政府采购会计档案的的信息化管理。